Оцифровка документов ABBYY FineReader 15 Professional: создание цифрового архива для юридических лиц

В современном мире, где скорость и эффективность являются ключевыми факторами успеха, компании все чаще обращаются к цифровым технологиям, чтобы оптимизировать свои бизнес-процессы. Цифровая трансформация затронула все сферы, включая управление документами, которое традиционно было сопряжено с ручными процессами, требующими значительных временных и трудовых затрат.

Переход к цифровому архиву, несомненно, приносит множество преимуществ, включая:

  • Экономию времени на обработку и поиск документов;
  • Повышение производительности сотрудников;
  • Увеличение безопасности информации за счет исключения физических носителей;
  • Улучшение доступности документов для всех пользователей.

Одним из ключевых инструментов, позволяющих юридическим лицам осуществить цифровую трансформацию управления документами, является OCR-технология (Optical Character Recognition), превращающая бумажные документы в электронные, доступные для поиска и редактирования. OCR – это не просто сканирование, а технология, которая позволяет извлечь текст из изображения, что делает его поисковым и редактируемым. В сочетании с современными системами управления документами, OCR-технология становится мощным инструментом для оптимизации работы с бумажными документами.

В следующем разделе мы рассмотрим преимущества создания цифрового архива для юридических лиц, а также ознакомимся с функционалом ABBYY FineReader 15 Professional, одного из наиболее популярных и мощных OCR-решений на рынке.

Преимущества цифрового архива для юридических лиц

Переход от бумажных документов к цифровому архиву – это не просто модное веяние, а стратегическое решение, которое приносит ощутимые преимущества для юридических лиц. В первую очередь, стоит отметить, что создание цифрового архива с помощью ABBYY FineReader 15 Professional позволяет значительно оптимизировать процессы работы с документами, сокращая время, затрачиваемое на поиск, обработку и хранение информации.

Давайте рассмотрим преимущества цифрового архива для юридических лиц более подробно:

  • Повышение производительности сотрудников:
    • Согласно исследованию ABBYY, компании, использующие OCR-решения, увеличивают скорость обработки документов в среднем на 30%, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.
    • Например, при обработке заявок на получение кредита использование OCR-технологии позволяет сократить время обработки документации на 50%, что приводит к увеличению объемов продаж и повышению удовлетворенности клиентов.
  • Улучшение качества обслуживания клиентов:
    • Цифровой архив позволяет клиентам получать быстрый доступ к необходимой информации, что сокращает время ожидания и повышает уровень удовлетворенности.
    • Например, при обращении в страховую компанию клиент может получить необходимую информацию в онлайн-режиме, не тратя время на телефонные звонки или личные визиты.
  • Экономия средств:
    • Переход к цифровому хранению документов сокращает затраты на архивирование и хранение бумажных документов, а также на аренду складских помещений.
    • По данным ABBYY, компании, использующие цифровые архивы, сокращают расходы на хранение документов в среднем на 50%.
  • Повышение безопасности данных:
    • Цифровой архив обеспечивает более высокий уровень защиты конфиденциальной информации.
    • В отличие от бумажных документов, которые легко могут быть потеряны или повреждены, цифровые данные надежно защищены от несанкционированного доступа и повреждения.
  • Соответствие требованиям законодательства:
    • Цифровой архив обеспечивает соответствие требованиям законодательства о хранении документов и защите информации.
    • Например, для юридических лиц, работающих с персональными данными, цифровой архив является обязательным для обеспечения их безопасности и соответствия законодательным нормам.

В следующем разделе мы ознакомимся с функционалом ABBYY FineReader 15 Professional, который поможет вам создавать цифровой архив, реализуя все преимущества, о которых мы говорили выше.

ABBYY FineReader 15 Professional: обзор функционала

ABBYY FineReader 15 Professional – это мощный инструмент для оцифровки документов, распознавания текста и создания цифровых архивов, который идеально подходит для юридических лиц. Он предоставляет комплексный набор функций, обеспечивающих высокую точность распознавания и удобство работы с бумажными документами.

Вот некоторые ключевые функции ABBYY FineReader 15 Professional:

  • Высокоточная OCR:
    • FineReader 15 использует алгоритмы машинного обучения, обеспечивая высокую точность распознавания текста даже в сложных документах.
    • Согласно независимым тестам, FineReader 15 превосходит по точности другие OCR-решения на рынке, обеспечивая точность распознавания более 99%.
  • Распознавание таблиц:
    • FineReader 15 способен распознавать сложные таблицы, сохраняя их структуру и преобразуя их в редактируемые форматы (например, Excel).
    • Это особенно важно для юридических лиц, работающих с финансовыми документами, договорами и другими документами, содержащими таблицы.
  • Конвертация в различные форматы:
    • FineReader 15 позволяет конвертировать документы в широкий спектр форматов, включая Word, Excel, PDF, и другие.
    • Это позволяет легко интегрировать оцифрованные документы в существующие системы управления документами юридических лиц.
  • Редактирование PDF-документов:
    • FineReader 15 предоставляет набор инструментов для редактирования PDF-документов, включая добавление комментариев, водяных знаков, цифровых подписей, защиту документов паролем и многое другое.
    • Это позволяет управлять доступом к документам и обеспечивать их целостность.

В следующем разделе мы рассмотрим процесс создания цифрового архива с использованием ABBYY FineReader 15 Professional.

OCR: распознавание текста и извлечение данных

OCR-технология (Optical Character Recognition) – это основа создания цифрового архива, позволяющая превратить бумажные документы в электронные с поисковыми возможностями. ABBYY FineReader 15 Professional использует передовые алгоритмы распознавания текста, обеспечивая высокую точность и сохранение форматирования оригинального документа.

Что именно делает OCR-технология такой необходимой для юридических лиц?

  • Извлечение данных: OCR позволяет извлечь данные из любого бумажного документа, например, имен, адресов, номеров документов. Это упрощает заполнение электронных форм и автоматизирует ввод информации в базы данных.
  • Поиск информации: OCR превращает текст в поисковый материал, позволяя легко находить нужную информацию в больших объемах документов. Это сокращает время на поиск и увеличивает эффективность работы с документами.
  • Анализ данных: OCR-технология открывает возможности для анализа больших массивов данных, извлеченных из бумажных документов. Это помогает выявлять тренды, принимать оптимальные решения и повышать конкурентоспособность.

В следующем разделе мы рассмотрим процесс создания цифрового архива с использованием ABBYY FineReader 15 Professional, который позволяет воспользоваться всеми преимуществами OCR.

Создание цифрового архива с ABBYY FineReader 15 Professional

ABBYY FineReader 15 Professional – это не просто инструмент для сканирования и распознавания текста, а комплексное решение для создания цифрового архива. Он обеспечивает полный цикл работы с документами: от сканирования до хранения и поиска.

Процесс создания цифрового архива с ABBYY FineReader 15 Professional прост и интуитивно понятен, даже для пользователей без специальных навыков.

  1. Сканирование документов:
    • FineReader 15 поддерживает сканирование как с помощью сканера, так и с цифровых камер.
    • Программа автоматически определяет тип документа, настраивает параметры сканирования и обеспечивает оптимальное качество изображения.
  2. Распознавание текста:
    • FineReader 15 использует передовые алгоритмы OCR, обеспечивая высокую точность распознавания текста на различных языках, включая русский.
    • Программа автоматически определяет язык документа и настраивает параметры распознавания для оптимальной точности.
  3. Извлечение данных:
    • FineReader 15 позволяет извлечь данные из документов в формате таблиц и конвертировать их в редактируемые форматы, например, Excel.
    • Программа также позволяет извлечь информацию из текстовых документов, создавая структурированные данные.
  4. Сохранение документов:
    • FineReader 15 позволяет сохранять документы в различных форматах, включая Word, Excel, PDF, и другие.
    • Вы можете выбрать формат, наиболее подходящий для ваших нужд.
  5. Хранение и поиск:
    • FineReader 15 позволяет создавать цифровой архив, который может быть организован по разным критериям, например, по дате, типу документа, и так далее.
    • Встроенная система поиска позволяет быстро

В следующем разделе мы рассмотрим

Переход к цифровому архиву с использованием ABBYY FineReader 15 Professional – это инвестиция в

Цифровой архив

ABBYY FineReader 15 Professional

Представленная таблица демонстрирует сравнительный анализ преимуществ цифрового архива, созданного с помощью ABBYY FineReader 15 Professional, по сравнению с традиционным хранением бумажных документов.

Критерий Цифровой архив (ABBYY FineReader 15 Professional) Бумажный архив
Скорость поиска Быстрый поиск по тексту и метаданным с помощью встроенных функций поиска.

Среднее время поиска документа – менее 5 секунд.
Долгий, трудоемкий процесс, требующий ручного перелистывания документов.

Среднее время поиска документа – более 15 минут.
Безопасность Высокий уровень защиты данных от несанкционированного доступа, потери и повреждения с помощью парольной защиты, шифрования и других средств безопасности. Высокий риск потери, повреждения или кражи документов.

Отсутствие надежной защиты от несанкционированного доступа.
Доступность Доступность документов из любого места с подключением к интернету.

Возможность совместной работы над документами в режиме онлайн.
Ограниченная доступность – документы хранятся в одном месте и доступны только в случае физического присутствия.
Экономичность Экономия на расходах на хранение, доставку, копирование и печать документов.

Снижение затрат на персонал, занимающийся обработкой и архивированием документов.
Высокие затраты на хранение документов, аренда складских помещений, персонал, занимающийся обработкой документов, транспортировку и т.д.
Экологичность Сокращение потребления бумаги и снижение экологического следа. Высокое потребление бумаги, негативное влияние на окружающую среду.
Соответствие нормативно-правовым актам Возможность Соответствие В отличие от бумажного архива, цифровой архив обеспечивает прозрачность и контролируемость всех действий с документами, что упрощает аудит и снижает риски нарушения законодательства. Ограниченные возможности для Высокий риск нарушения законодательства из-за отсутствия надлежащего контроля за документами.

Как видно из таблицы, цифровой архив, созданный с помощью ABBYY FineReader 15 Professional, обладает значительными преимуществами перед традиционным хранением бумажных документов, что позволяет юридическим лицам

Выбор оптимального OCR-решения для юридических лиц – это важный шаг, который может значительно повлиять на эффективность работы с документами. На рынке представлено множество программ, но ABBYY FineReader 15 Professional выделяется своими функциональными возможностями и высоким уровнем точности.

Представленная ниже таблица поможет вам сравнить ABBYY FineReader 15 Professional с Интеграция с другими системами Возможность Возможности для совместной работы Ограниченные возможности для совместной работы. Расширенные возможности для совместной работы, включая

ABBYY FineReader 15 Professional

FAQ

Часто задаваемые вопросы об оцифровке документов с помощью ABBYY FineReader 15 Professional и создании цифрового архива для юридических лиц:

Какова точность распознавания текста в ABBYY FineReader 15 Professional?

ABBYY FineReader 15 Professional

Какие типы документов можно оцифровать с помощью ABBYY FineReader 15 Professional?

ABBYY FineReader 15 Professional

Как обеспечить безопасность цифрового архива, созданного с помощью ABBYY FineReader 15 Professional?

ABBYY FineReader 15 Professional

Как

VK
Pinterest
Telegram
WhatsApp
OK
Прокрутить наверх